Как правильно пишется информационное письмо образец. Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации

Как оформить информационное письмо К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции. Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера. Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Информационное письмо о деятельности компании

Внимание

Вы здесь:главная документы информационное письмо информационное письмо

Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле-образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер.
Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.

• В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя-адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс).
• По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
• В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя.

Информационное письмо

Важно

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения. Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Инфо

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни.

Как написать информационное письмо?

• Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
• Минимальный размер изображения по короткой стороне — 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне – 45см (напр. отпечаток 30х45).
• Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
• Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
• Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес
• Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля.
C уважением, оргкомитет Приложение.
Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).

Образец информационного письма

Если информационное письмо адресуется определенному лицу, то указываются его персональные данные (ФИО, должность, название компании и пр.);

• в обязательном порядке обозначается тема письма;
• основной текст может начинаться такими стандартными фразами, как «Извещаем вас …», «Доводим до сведения …», «Заранее информируем …» и пр.;
• к информационному письму могут быть приложены какие-либо дополнительные материалы – листовки, прайс-листы, договоры и т.п.
• закончить информационное письмо можно фразами, соответствующими деловому этикету – «С уважением …» и пр.

Образец документа: Информационное письмо Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Рубрика: Письма, Статьи.

А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов. Примеры Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так: «Уважаемый Владимир Петрович! Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке. Новые реквизиты: к/с 30157710200000000704 р/с 65462810810000002774 БИК 044895627 Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету». Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику.
Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное.

Информационное письмо о деятельности компании: образец, как составить

Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации. Написание информационных посланий - необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк информационного письма о деятельности компании.docСкачать образец информационного письма о деятельности компании.doc Обязательно или нет Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации.
Виды информационных писем:

• письма-сообщения (уведомления, извещения);
• письма-заявления;
• письма-предложения;
• письма-напоминания;
• письма-подтверждения;
• рекламно-информационные письма.

Следует знать, что каждое информационное письмо может иметь сопроводительные письма, назначение которых заключается в уточнении или дополнении информации, изложенной в основном письме. Каждый вид информационного письма и их назначение рассмотрим более подробно далее. Для чего нужны информационные письма Исходя из названия видов информационных писем, можно определить их назначение и содержание. Письма-заявления сообщают о намерениях компании, отправившей данное письмо.

Письма-напоминания представляют собой образец информационного письма, содержащего информации об обязательстве выполнения каких-либо обязательств.
Главная → Образцы документов → Деловые письма → Информационное письмо Содержание

1. Как написать информационное письмо
2. Образец информационного письма о смене директора
3. Образец информационного письма о выставке
4. Скачать информационное письмо образец

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Как написать информационное письмо Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

Образец информационного письма о деятельности компании

Если потребуется, то можно дать им краткое пояснение или описание. Для приложений, состоящих из нескольких листов, указывается их точное количество.

В качестве дополнений к письму могут идти договора, квитанции, рекламные материалы и пр. Завершает письмо обычно стандартная фраза, начинающая со слов «С уважением…».

В конце ставится должность и инициалы отправителя. Уполномоченным на подписание такого документа может быть не только директор компании, но и его заместители, делопроизводители, иные лица, имеющие на это право. Если письмо рассылается более десяти корреспондентам, то ставить подпись необязательно, так как это займет достаточно много времени.

Текст информационного письма о деятельности компании

Указывается об уже совершенном действии, требующем подтверждения. Например, о том, что получен товар, на счет поступили денежные средства, документы отправлены и пр.

• Напоминание.

  
  Название письма говорит само за себя. Адресату напоминается о том, что он должен сделать в ближайшее время. Например, подписать договор, оплатить выполненные работы или услуги, погасить задолженность и пр.

• Реклама. Такие письма носят рекламно-информационный характер и относятся к разновидностям коммерческих предложений. Объем сведений таких документов обычно большой, само содержание должно иметь интересную суть, способную заинтересовать адресата.

Такая классификация информационных писем носит условный характер и передает саму их суть и функции. Такие письма отправляются либо почтой, либо путем электронной интернет рассылкой.

Правильное написание писем - наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.

Правильный образец письма-извещения

Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:

• письмо, сообщающее какую-либо информацию - извещение или уведомление;
• письмо-заявление о намерениях его отправителя;
• письмо-подтверждение о получении чего-либо;
• письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
• письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.

Как написать письмо-извещение?

Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение - кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.

Основные правила написания

Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.

Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.

Информационное письмо – это специальное служебное письмо, которое сообщает определенному адресату некоторые сведения официального характера. Объем такого письма может колебаться от нескольких абзацев до нескольких листов. Информационное письмо подписывает руководитель предприятия, а если это массовая рассылка, могут не содержать подписи руководителя, достаточно будет поставить печать предприятия.

Достаточно часто такие письма носят типовой характер. В них могут содержаться предложения и рекомендации или же дословно приводятся положения законодательных или нормативных документов. В конце информационного письма могут содержаться приложения. Иногда информационно письмо является ответным и к нему прилагают некоторые материалы, которые включают в себя информацию, доносимую до адресата.

Для оформления информационного письма понадобится:

· Точные реквизиты получателя;

· Документа организации;

· Сведения, которые необходимо донести до получателя;

· Правила делопроизводства.

В верхнем левом углу документа должно быть написано название организации, которая доносит некоторые сведения до получателя. Следует вписать в графу точный адрес места нахождения организации и номер его контактного телефона. Если организация имеет свой штамп, то его нужно поставить, так как в нем содержаться все данные о предприятии. Также нужно указать дату составления информационного письма и его порядковый номер.

В правом верхнем углу должны быть вписаны сведения о адресате. Если такое письмо адресовано руководителю определенного предприятия, тогда следует указать его персональные данные, название должности, которую он занимает, название предприятие и адрес его расположения и индекс района, в котором он располагается.

Чтобы правильно оформить информационное письмо, укажите в нем точную тему. Например, о появлении новых товаров или о предстоящем совещании. В содержательную часть письма входит информация и сведения, которые необходимо донести до адресата. Сведения должны начинаться с таких слов: «Извещаем вас, о…», «Информируем вас, о…», «Доводим до вашего сведения…». Это напрямую зависит от, того, какая будет цель ответного письма, которую следует кратко описать в документе и включить все необходимые данные.

В основном к информационному письму прилагают определенные материалы, это могут быть рекламные листы, договора, прайс-листы и другие документы. Наименование приложений и их количество нужно указывать в конце письма.

Информационное письмо нужно заканчивать такими словами: «С уважением…» и так далее. После чего вписывают должность, точные данные исполнителя органа или его заместителя.

Мы надеемся, что наша статья поможет вам оформить информационное письмо.

Первую группу образуют письма, связанные с распространением информации. Управленческая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, письма данной группы носят инициативный характер.

Вторую группу образуют письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам в связи с выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения писем, отнесенных к предыдущей группе.

Третью группу образуют письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.

Четвертая группа писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе взаимодействия споров и противоречий и отражают различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем- требований и рекламационных писем).

В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия но различным поводам. Не отражая собственно управленческую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду взаимодействия.

Следует отметить еще два вида писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.

Рис. 9.1.

Письма, связанные с распространением информации

Информационное письмо – письмо, содержащее сведения официального характера.

Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащаяся в них информация. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения но их применению в определенных ситуациях.

В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.).

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двухтрех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.

Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма – письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера. В настоящее время название "циркулярное письмо" не используется.

Примеры информационных писем

Письмо-сообщение – письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата.

Письмо-сообщение может быть послано но инициативе автора или являться ответом на соответствующие письма с просьбой или запросом. Письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз:

При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при условии, что они корректны в языковом отношении.

Официальное письмо, содержащее определенные сведения о компании, ее деятельности или предстоящих мероприятиях, называется информационным. Текст такого документа составляется в произвольной форме, само письмо носит некоммерческий характер и призвано лишь донести до получателя какую-то информацию.

Любое информационное письмо можно отнести к одному из четырех видов:

1. Рекламное – содержит информацию о предстоящих акциях и других событиях, а также полные или частичные данные об определенных услугах и товарах.
2. Письмо-сообщение – в таком документе получателя уведомляют о чем-либо. Как правило – это события, происходящие в компании: изменение графиков каких-то событий, смена ответственных лиц или руководства, новые цены на товары или услуги.
3. Напоминание – сотрудник или контрагент уведомляются о том, что к определенному сроку необходимо выполнить какие-то обязательства или действия.
4. Заявление – в таком информационном письме до сведения получателя доводится информация о намерении отправителя совершить определенные действия.

Нередко такие письма используются не по прямому назначению, а в качестве дополнительного маркетингового инструмента. Эти письма содержат информацию рекламного характера, которую отправитель желает донести до клиентов или партнеров (как действующих, так и потенциальных).

Составляется такой документ на , при этом размер основного текста может колебаться от двух-трех предложений до нескольких страниц. Но всю информацию в самом письме иногда не указывают: для этого используются дополнительные приложения, в которых содержится полная информация.

При необходимости в письмах информационного характера указываются нормативные документы или выдержки из них. Несмотря на то, что образец информационного письма и бланки для него находятся в свободном доступе, можно использовать собственные формы в конкретной организации.

Как правильно оформить

• данные адресата (его имя или название организации);
• заголовок письма;
• указание исполнителя в контексте основной информации и сам текст письма;
• контактные данные отправителя;
• его подпись с расшифровкой.

Несмотря на то, что такой документ в большинстве случаев рассылается от лица руководителя компании или организации, он не обязан ставить свою подпись на таких документах лично. Более того – в случае, если предполагается массовая рассылка или отправление по электронной почте, ставить личную подпись на каждом экземпляре затруднительно или невозможно.

В таких ситуациях можно обойтись факсимиле, как вариант – письма может подписывать секретарь или другое уполномоченное лицо. Но этот реквизит не является обязательным, и при невозможности поставить подпись руководителя информационное письмо о деятельности компании может ее вовсе не иметь.