В табеле оз. Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Прогул в нормативном табеле учета рабочего времени должен быть правильно отражен для расчета с сотрудником. Он может потребоваться в качестве одного из доказательств неявки, которое учитывается судом. Существуют определенные нормы написания табеля. Работник не имеет право спорить с расторжением контракта за прогул в 2 случаях:

• Начальник назначил взыскания в течение 30 дней с момента выявления прогула;
• У работодателя имеются весомые доводы.

Именно поэтому так важно соблюдать все .

Прогул может стать одним из основания для разрыва трудового соглашения по желанию работодателя.

Прогул – это не нахождение работника на положенном месте без удовлетворительной причины в течение 4-х и более часов к ряду во время одного дня (смены). От продолжительности смены ничего не зависит (работник прогуливал рабочее время). Начальник может определять как прогул и следующие моменты:

• Когда работник, подписавший трудовой контракт (срок не определен), оставляет свое рабочее место без удовлетворительной причины, не предупредив при этом работодателя о расторжении соглашения, до истечения 2 недельного периода предупреждения;
• Когда работник, подписавший договор (установленный срок), оставляет место без какой-либо веской причины до истечения действия контракта либо до истечения времени предупреждения о его досрочном разрыве;
• Самоуправление отгульными днями, а также своевольное назначение отпуска.

Может показаться, что эти нормы четко определены и предельно прозрачны. Однако работодатели, а нередко и суды, и сегодня попадают в тупик, изучая подобные дела и определяя, та или иная ситуация. В итоге, часто вердикты судей оказываются некорректными и поспешными.

Код ИНН

Код ИНН ставим, пока причина, по которой работника нет на положенном месте, не выяснена. Прямой доказательный факт прогула в табеле учета рабочего времени – пометка «НН» или «30». Они способны гарантировать работодателю положительный исход судебного разбирательства.

Стоит упомянуть, что судебная инстанция не заостряет внимание на виде табеля. Ее не интересует, использует ли работодатель индивидуальный бланк, форму No Т-12 или No Т-13. Важно, что он регулярно отмечает время работы и контролирует учет. По сути, сама форма табеля не влияет на рабочие права (определено Московским региональным судом).

Частые ошибки

Суду не интересна форма документа, но он учитывает некоторые моменты:

Читайте также Порядок составления объяснительной записки за прогул

В табеле нет пометки о прогуле

Подобная ошибка, когда начальник не оставил отметку о прогуле, является довольно частым явлением. Документ без требуемого кода (НН или ПР) потребует дополнительных материалов в суде (отмечается в обязательном порядке). Придется представить другие доказательства. К примеру, он может пригласить свидетелей, желающих дать показания в его пользу. Они не обязательно доказывают его мнение.

При отсутствии отметок работодатель все же имеет возможность выиграть дело. Сотрудник должен сам заявить о факте прогула рабочего дня.

Противоречие в документах

Другая часто встречающаяся ошибка многих работодателей – разные данные в актах. Действия работника отмечаются в документах и указывают правильный код отсутствия в табеле учета, но не контролируют совпадения данных.

Например, в одном из процессов суд поменял причины для расторжения договора из-за противоречия пометок о времени прогула в двух документах и табеле. В другой ситуации прогул работника отметили одновременно в акте и докладном бланке, но в учете выставили полную рабочую смену. Эти моменты и показания нескольких свидетелей позволили сотруднику выиграть разбирательство.

В табеле не поставлена подпись работодателя

Во время разбирательства сотрудники часто используют недочеты в оформлении табелей. Один из самых частых доводов – табель не освидетельствован подписью табельщика или руководителя (поставила подпись неправильно). При этом работник не сможет выиграть дело, если они в устной или письменной форме подтвердят данные из документа.

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;
• внешним совместителям;
• работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ (если таковой есть)
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения.

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

• работают круглосуточно, посменно;
• используют гибкий график;
• организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
3. Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например:

Ее можно сделать на ближайшем свободном поле.

Ответственность за некорректное ведение

Корректное ведение документа – прямая обязанность компании. В противном случае могут последовать довольно ощутимые штрафные выплаты.

Интересно, что в Трудовом кодексе нет как таковой статьи, которая устанавливает ответственность за отсутствие табеля. Однако в КоАП она есть – это статья 5.27. Регламентируется, что отсутствие документа приведет к штрафным санкциям:

1. Для ответственных лиц от 1000 до 5000 рублей.
2. Для компании как юридического лица от 30000 до 50000 рублей.

В случае наличия табеля с ошибками применяются иные меры. Они устанавливаются в зависимости от того, будет ли выявлен злой умысел, повлекший эти ошибки. Например, компания приписывает сотруднику дни, фактически не отработанные, чтобы «уменьшить» свою прибыль и благодаря этому оплатить меньший налог. Санкции будут применяться в соответствии с конкретными обстоятельствами нарушения (во многом они будут зависеть от суммы).

1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Ч. 4; пользовательской – удобство начисления зарплаты.

Правовые нормы взаимосвязаны: отсутствие учёта РВ приведёт предприятие к невозможности получения компенсации от страховой компании по листам нетрудоспособности .

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Форма или матрица документа определена Госкомстатом в 2004: ф. Т-12 и Т-13. Установленные государством формы оказались удобными для организаций , ими пользуются и сегодня, внося коррективы под собственные условия.

Описание и назначение матрицы

Табель РВ – первичный документ бухучёта, предназначенный для фиксирования рабочих периодов: по категориям – день, ночь, командировка, и длительности – 3, 5 или 8 часов.

Основание для включения работника в матрицу – приказ о приёме. Табелируются сотрудники ежедневно в течение месяца . В конце периода подбивается итог по фактическим часам работы и неявкам. Универсальность бланка Т-12 позволяет вести учёт в таких формах:

1. на бумажной матрице;
2. в электронном варианте;
3. частью бухгалтерской программы 1С.

Пример табеля (кликабельно):

Предпочтение отдаётся компьютерному способу заполнения – его легче корректировать .

Внести изменения в бумажный табель сложнее. Например, предполагалось, что у работника прогул, но позже предоставлен .

Ранее зафиксированное в табеле нарушение исправляют посредством корректирующей формы на основании начальника участка.

У табеля 2 страницы :

1. реквизитная , где указывают подразделение, учётный период и дату заполнения;
2. основная – индивидуальные строки на сотрудников. По каждой линии матрицы делают записи о порядковом номере и личных данных, количестве и длительности смен.

Регламент отражения рабочего периода

Ответственные за ведение табеля определяются на каждом участке , если компания крупная, а в небольших фирмах такая обязанность возлагается на специалиста по персоналу.

Важно, чтобы сотрудник назначался приказом руководителя . В распоряжении отмечают также и лицо для заполнения табеля в случае отсутствия основного работника. Приказ не требуется, если обязанность внесена в должностную инструкцию учётчика.

Готовый документ направляется для проверки в кадровую службу, после чего – в бухгалтерию.

В табеле отмечаются отработанные смены и время отсутствия сотрудника по каким-то причинам. Верхняя строка позиции в матрице отводится для внесения буквенного кода события, нижняя – отражает количество оплачиваемых часов.

Способов заполнения табеля РВ два:

1. сплошная регистрация – отмечаются все выходы на работу и дни отсутствия;
2. фиксирование только аномальных событий : командировок и опозданий, неявок и часов.

Какому из методов отдать предпочтение – выбирает компания . При постоянном времени смены принимают второй вариант. Суммированное РВ удобнее учитывать сплошным табелированием, отмечая рабочие дни буквой Я (явка). Если применяется метод отклонений, такого обозначения не делают.

Все причины отсутствия сотрудника на смене подтверждаются документально. Если объяснения нет, до сдачи табеля графу в матрице оставляют пустой, пока не поступит оправдание, а при непредставлении справки используют код НН – необоснованная неявка.

Заполненный в единственном экземпляре учётный документ подписывается табельщиком, руководителем участка и отделом кадров. За хранение табеля отвечает бухгалтерия , по истечении 5 лет он передаётся в архив на 50 или 75 лет – последний срок обозначен для тружеников опасных и вредных производств.

Принятые сокращения в табеле

До вступления в действие приказа Минфина 52н (июль 2015) применялись формы табеля Т-12 и Т-13, зарегистрированные в классификаторе ОКУД под номерами 0301007 и 0301008 соответственно.

Сегодня обе матрицы учитываются кодом 0504421 , и являются обязательными для применения бюджетными, казёнными и автономными госучреждениями. Расшифровка буквенных обозначений приведена в тексте приказа и на титульной странице матрицы Т-12.

Распознавание кодов

Приказом 52н установлены 18 условных буквенных индексов с пометкой, что организации могут дополнять список, руководствуясь своей учётной политикой . В каждом обозначении угадывается ответ на указываемую ситуацию.

Вот перечень часто используемых аббревиатур:

Есть малоизвестные буквенные сочетания:

Существуют особенные ситуации с множеством вариантов, требующих пояснений. Они касаются дней отдыха и работы в удалении от основного предприятия.

Обозначение командировок и отпуска

Отметки в табеле по этим позициям делают на основании приказа нанимателя , где чётко указывают границы события. В зависимости от формулировки проставляется код рабочей смены или отсутствия в день приезда.

Есть вариант указания времени труда в эту дату: запись в строке букв К (командировка), Я, и цифры 3 означает, что гражданин прибыл с задания и был на службе три часа. Если работник, находясь вне предприятия, брал больничный лист , это также отражается в табеле.

Обозначения пребывания в отпуске зависят от его вида . Набирается десяток вариантов шифровки отдыха.

Вот часто употребляемые буквосочетания отпуска:

• ОТ – оплачиваемый очередной;
• ОД – ;
• ДО – административный без сохранения заработка;
• ОЖ – женщинам по уходу за детьми;
• Р – по рождению малыша, включая период беременности;
• ОУ – учебный с оплатой дней сессии.

Правильное заполнение табеля учёта РВ облегчает работу бухгалтерии. Пользование системой обозначений позволяет не допускать ошибок при начислении заработка.

Посмотрите видео о ведении табеля учёта рабочего времени:

Обозначения в электронном и печатном табеле учета рабочего времени ставятся при помощи букв или цифирных кодов. Табель заполняется в зависимости от того, как ведется учет в компании. Нюансы фиксируются во внутренних нормативных актах. Однако есть стандарт, которого необходимо придерживаться всем крупным предприятиям. Период времени, который действует один табель, – месяц.

Формат

В табеле фиксируется фактически отработанное время каждого сотрудника. В него можно занести опоздание, прогул, больничный, отпуск. В конце каждого рабочего месяца подводятся итоги. Такой формат ведения дела особенно удобен для тех компаний, в которых работает не один десяток сотрудников, и следить за всеми невозможно. Для занесения сведений используется бланк формата Т-12. Если организация коммерческого типа, то для нее может быть разработан бланк в индивидуальном порядке. Документ регулируется российским законодательством.

В том случае, если документация ведется в электронном виде, нет необходимости распечатывать бумаги. Документы могут находиться только на компьютере. Однако нет ограничений по поводу того, чтобы вести табель в печатном виде, без электронной копии.

В табеле учета рабочего времени могут использовать уникальные коды, которые установлены в конкретной организации, а не только стандартные условные обозначения. Крупные компании при необходимости имеют право придумать свои обозначения. Главное, чтобы они были зафиксированы.

В больших организациях часто используется метод сплошной регистрации и отклонений от принятого в компании рабочего графика в 2019 году.

1. Отмечается явка или неявка сотрудника. Каждый день рабочего месяца заносится в табель отдельной строкой. Буквами или цифрами отмечается количество отработанных за день часов.
2. Заносятся опоздания, прогулы и отработанные сверхурочно часы.

Важно! Табель можно использовать только в том случае, если на предприятии стандартный, неизменный график работы. Если он регулярно меняется, применять такой метод не получится.

Заполнение

Если используется стандартная форма Т-12, то в нее вносятся следующие сведения.

1. Во вторую и третью графу вносятся такие сведения о работнике, как ФИО, занимаемая в компании должность и табельный номер, который присваивается каждому отдельно.
2. Четвертная графа предназначена для того, чтобы вносить туда символ – явился или нет сотрудник на работу в определенный день.
3. В пятой графе указывается количество отработанных часов за 2 недели.
4. В шестой графе указывается количество отработанных часов за полный месяц.

Читайте также Правила оформления сокращенного рабочего дня для беременных

Для заполнения используются стандартизированные условные цифирные или буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Компания может использовать и свои уникальные коды, если необходимо фиксировать то, что не учитывается в стандартных. Обычно организациям хватает имеющихся сокращений, так как их много. Расшифровка некоторых из них представлена ниже.

1. Если сотрудник работает дневную смену и явился на работу, в табель заносится буква «Я». Ночная смена обозначается как «Н». Также могут использоваться и цифирные обозначения: дневная смена – 01, ночная – 02. Продолжительность смены указывается в другом столбце.
2. Если сотрудник вышел на работу в праздничные и выходные дни, в табель заносится пометка «РП» или 03. Указывается, сколько времени он провел на работе.
3. Если человек прогулял работу (для пропуска не было серьезных причин), то в табеле отмечается «ПР». Для такой отметки используются цифры – 24.
4. В случае если человек не явился на работу, на пока не выяснены причины его пропуска, ставится отметка «НН» или код 30.
5. Выходные отмечают как «В» или
6. Основной отпуск в табеле отмечается «ОТ» или 09. Указывается, сколько времени отпуск длится.
7. Если отпуск предоставлен в связи с беременностью и родами, ставится отметка «Р» или 14. Отпуск по уходу за ребенком – «ОЖ» или 15.
8. Некоторым сотрудникам приходится брать отпуск, чтобы сдавать сессии. Иногда в таких случаях зарплата не сохраняется. Обозначается это «УД» или 13.

В табель заносятся командировки, поездки по повышению квалификации, выходные и праздники, сверхурочные часы, временная нетрудоспособность. Каждый день в рабочем месяце должен быть отмечен.

Все пометки вносит ответственный за это человек. Если в табеле допущена ошибка, необходимо зачеркнуть неверную информацию, сверху написать правильную, поставить пометку, когда были сделаны исправления, и оставить подпись.

Каждое структурное подразделение должно иметь собственный табель учета рабочего времени. В бухгалтерию документы передаются 1-го и 15-го числа каждого месяца, чтобы произвести расчет сотрудников исходя из данных, которые занесены в табель. Производится счет всех отработанных часов. По отметкам можно определить, кому полагается надбавка, если человек работал сверхурочно, в праздничные или выходные дни. Также по табелю определяется, кто отработал меньше положенного времени – прогуливал или постоянно опаздывал. Без учета невозможно определить, кто работает на совесть, а кто постоянно нарушает график.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ 4 файла

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.